O prazo para transmitir a Escrituração Contábil Fiscal referente ao ano-calendário de 2025 termina nesta sexta-feira, 31 de julho de 2026.
A data consta na Agenda Tributária da Receita Federal e alcança as pessoas jurídicas obrigadas à entrega da ECF. Como o prazo termina amanhã, empresas que ainda estão enviando documentos, corrigindo informações ou aguardando a finalização da escrituração precisam tratar o assunto como prioridade.
Mesmo que a transmissão seja normalmente conduzida pela contabilidade, o empresário também deve acompanhar o processo. Informações incompletas, documentos enviados em atraso e diferenças entre os dados contábeis e fiscais podem impedir a conclusão da escrituração dentro do prazo.
O que é a ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal, conhecida pela sigla ECF, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital, o Sped.
Nela são apresentadas informações fiscais, contábeis e operacionais utilizadas principalmente na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, o IRPJ, e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, a CSLL.
A escrituração permite que a Receita Federal acompanhe como a empresa chegou aos valores declarados, quais ajustes foram realizados e quais informações serviram de base para a tributação.
Portanto, a ECF não é apenas uma declaração com o valor do imposto. Ela reúne dados detalhados sobre a situação fiscal e os resultados da empresa durante o período informado.
Qual período está sendo entregue em 2026?
A ECF que vence em 31 de julho de 2026 corresponde ao ano-calendário de 2025.
Isso significa que a escrituração apresenta as informações da empresa referentes ao período entre janeiro e dezembro de 2025, observadas as situações específicas de abertura, encerramento, incorporação, fusão ou cisão.
A regra geral determina que a ECF seja transmitida até o último dia útil de julho do ano seguinte ao período da escrituração.
Quais empresas precisam entregar a ECF?
Em regra, estão obrigadas todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, tributadas pelo:
- Lucro Real;
- Lucro Presumido;
- Lucro Arbitrado.
As entidades imunes e isentas também estão abrangidas pela obrigação, observadas as regras aplicáveis a cada situação. A escrituração é apresentada de forma centralizada pelo estabelecimento matriz.
Isso significa que uma empresa com filiais não transmite uma ECF anual separada para cada estabelecimento. A apresentação é centralizada pela matriz, reunindo as informações que devem constar na escrituração da pessoa jurídica.
Quem não precisa entregar?
O manual oficial da ECF apresenta três exclusões principais:
- empresas que permaneceram no Simples Nacional;
- órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- pessoas jurídicas que ficaram completamente inativas durante todo o ano-calendário.
Para ser considerada inativa, a empresa não pode ter realizado atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o período, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais.
Empresa do Simples Nacional entrega ECF?
A empresa que permaneceu enquadrada no Simples Nacional durante o período não entrega ECF.
No entanto, é preciso ter atenção quando houve exclusão do regime durante o ano. O manual prevê uma situação específica para contribuintes que deixaram o Simples Nacional e passaram a ficar sujeitos à ECF no decorrer do ano-calendário.
Portanto, não basta consultar o regime atual da empresa. É necessário verificar qual era o enquadramento durante 2025 e se houve alguma mudança ao longo do período.
Empresa sem faturamento está dispensada?
Não necessariamente.
A falta de faturamento, por si só, não significa que a empresa esteve inativa.
Mesmo sem emitir notas fiscais ou receber receitas, a pessoa jurídica pode ter realizado movimentações como:
- pagamento de despesas;
- movimentação bancária;
- recebimento ou pagamento de valores;
- aplicação financeira;
- aquisição ou venda de bens;
- pagamento de honorários;
- alterações patrimoniais.
A dispensa somente se aplica quando não houve qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário.
A Receita também esclarece que o conceito de inatividade é anual. Se a empresa ficou parada durante alguns meses, mas teve alguma atividade em outro período do ano, poderá continuar obrigada a apresentar a ECF abrangendo o período correspondente.
Por isso, o empresário não deve concluir que está dispensado apenas porque não houve faturamento.
Qual é a diferença entre ECD e ECF?
A ECD e a ECF são escriturações diferentes, embora possuam relação entre si.
A Escrituração Contábil Digital, ECD, reúne os livros e registros da contabilidade da empresa em formato digital.
Já a ECF possui foco fiscal. Ela utiliza informações contábeis para demonstrar a apuração do IRPJ, da CSLL e outros dados econômicos e tributários.
Para empresas obrigadas à ECD, o programa da ECF pode recuperar saldos, contas e informações da escrituração contábil. Também recupera informações da ECF do período anterior, permitindo o controle dos valores informados de um ano para o outro.
Uma divergência entre as duas escriturações pode exigir revisão antes da transmissão.
O que deve ser conferido antes da entrega?
Antes de considerar a obrigação concluída, é importante verificar se:
- todos os documentos solicitados foram enviados à contabilidade;
- a movimentação de 2025 foi registrada corretamente;
- os saldos contábeis estão consistentes;
- as informações de IRPJ e CSLL foram revisadas;
- não existem diferenças entre declarações e escriturações;
- o arquivo foi validado sem erros impeditivos;
- a ECF foi efetivamente transmitida;
- o recibo de entrega foi emitido e arquivado.
Apenas importar ou validar o arquivo no programa não significa que a obrigação foi entregue. A confirmação ocorre com a transmissão e a geração do respectivo recibo.
Caso o recibo seja perdido, o próprio programa da ECF possui uma funcionalidade para recuperá-lo depois da importação do arquivo transmitido.
Qual versão do programa deve ser utilizada?
Na data desta publicação, a Receita Federal indica a utilização da versão 12.2.1 do Programa da ECF para as transmissões referentes ao ano-calendário de 2025 e às situações especiais de 2026.
Essa versão foi publicada em 24 de julho de 2026 e trouxe, entre os ajustes, correções relacionadas à recuperação da ECF anterior e ao processo de transmissão.
Quem estiver utilizando uma versão anterior deve verificar a atualização antes de concluir o envio.
O que acontece se a empresa perder o prazo?
A entrega em atraso pode gerar multa, mas não existe um único valor fixo aplicável a todas as empresas.
As penalidades variam de acordo com o regime de tributação, a receita, o resultado da empresa, o período de atraso e a existência de incorreções ou omissões.
Para empresas do Lucro Real, a multa por atraso corresponde, em regra, a 0,25% por mês-calendário ou fração, calculada sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL do período, limitada a 10%. A legislação prevê reduções conforme o tempo decorrido e o momento da entrega.
Para empresas obrigadas à ECF que não apuram pelo Lucro Real, a multa por atraso corresponde, em regra, a 0,02% por dia, calculada sobre a receita bruta do período e limitada a 1%. Existem reduções quando a obrigação é entregue antes de qualquer procedimento de ofício ou dentro do prazo estabelecido em intimação.
Informações omitidas ou apresentadas incorretamente também podem gerar penalidades próprias.
A multa por atraso é calculada e comunicada à empresa no momento da transmissão da ECF fora do prazo.
Entregar depois é melhor do que não entregar?
Sim.
Caso o prazo seja perdido, a empresa não deve deixar a obrigação indefinidamente em aberto.
A transmissão espontânea, antes de qualquer procedimento da Receita Federal, pode permitir reduções previstas na legislação. Além disso, manter a ECF omissa pode gerar pendências na situação fiscal e dificultar outros procedimentos da empresa.
A recomendação é concluir a escrituração o mais rápido possível, analisar a multa gerada e verificar se as informações transmitidas estão corretas.
O atraso pode afetar compensações e restituições?
Pode.
Quando a empresa possui saldo negativo de IRPJ ou CSLL e pretende apresentar um pedido de restituição ou uma declaração de compensação, a Receita somente recebe o procedimento depois da transmissão da ECF que demonstra o direito ao crédito.
Assim, o atraso pode afetar não apenas a regularidade da obrigação, mas também o aproveitamento de determinados créditos tributários.
O empresário também precisa acompanhar a entrega?
Embora o trabalho técnico seja conduzido pela contabilidade, o empresário deve verificar se todas as informações necessárias foram fornecidas.
A contabilidade não consegue concluir corretamente a escrituração quando faltam documentos, movimentações bancárias, informações sobre receitas, contratos, estoques, bens ou alterações ocorridas durante o ano.
Nesta reta final, vale perguntar objetivamente:
A ECF da minha empresa já foi transmitida e o recibo está disponível?
Essa confirmação simples evita confundir um arquivo ainda em preparação com uma obrigação efetivamente entregue.
O que fazer hoje?
Se a empresa estiver obrigada, o empresário deve entrar em contato com a contabilidade e confirmar:
- se todos os documentos de 2025 foram entregues;
- se existe alguma pendência impedindo a transmissão;
- se a versão atualizada do programa está sendo utilizada;
- se a escrituração já foi validada;
- se o recibo será disponibilizado após o envio.
Não é recomendável deixar essa verificação para o fim do dia 31. Um erro de validação, uma diferença contábil ou uma falha no sistema pode exigir correção antes da transmissão.
Conclusão
O prazo da ECF referente ao ano-calendário de 2025 termina em 31 de julho de 2026.
Empresas do Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, além das entidades imunes e isentas abrangidas, devem verificar se a escrituração foi finalizada e transmitida.
Empresas do Simples Nacional estão dispensadas enquanto permanecerem nesse regime, assim como pessoas jurídicas que ficaram completamente inativas durante todo o ano. Mas empresa sem faturamento não é, necessariamente, empresa inativa.
A orientação mais segura é confirmar a entrega e guardar o recibo de transmissão. Caso exista alguma pendência, ela deve ser tratada imediatamente para reduzir o risco de atraso e penalidades.
A Martins Contabilidade acompanha as obrigações fiscais das empresas e orienta seus clientes na organização das informações necessárias para uma entrega correta e segura.
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