Se sua empresa é ME ou EPP do Simples Nacional e presta serviços sujeitos à NFS-e, prepare a emissão pelo Emissor Nacional para 1º de novembro de 2026. A mudança merece uma revisão do processo de faturamento antes da primeira nota: quem emite, por qual sistema e como o documento chega à contabilidade.
A preparação envolve mais do que localizar um novo portal. A empresa precisa saber quais informações reunir, como conferir a emissão e de que forma entregar os documentos à contabilidade. Veja um roteiro prático para conduzir essa organização sem deixar as decisões para a última hora.
O que está confirmado — e o que não deve ser confundido
Em comunicado de 14 de agosto de 2026, a Receita Federal esclareceu a aplicação da Resolução CGSN nº 191/2026: a emissão das ME e EPP abrangidas deverá ocorrer pelo Emissor Nacional, pela aplicação web ou por integração via API.
O prazo anteriormente previsto era 1º de setembro. A Prefeitura de São Paulo informou a prorrogação em 11 de agosto de 2026, após a resolução de 4 de agosto. Portanto, a data do anúncio não é a data de início da exigência.
Há duas etapas distintas: novembro de 2026 para o uso do Emissor Nacional e janeiro de 2027 para as regras de CBS e IBS aplicáveis ao Simples, conforme a orientação da Receita. Não interprete o segundo marco como autorização para deixar toda a preparação da NFS-e para 2027.
Para o contexto dos campos tributários, consulte também nosso artigo sobre o cronograma de IBS e CBS nos documentos fiscais. Aqui, a pergunta é outra: sua rotina de emissão estará organizada para a mudança de ambiente?
Comece pelo caminho da nota, não pela compra de um sistema
Antes de contratar uma ferramenta ou pedir uma atualização, desenhe o percurso atual de uma nota: o serviço é concluído, alguém reúne os dados, outra pessoa emite, o cliente recebe e a contabilidade confere. Em empresas pequenas, tudo pode depender de uma única pessoa. Identificar essa dependência ajuda a planejar uma substituição em caso de ausência.
Separe uma relação dos serviços mais frequentes, dos clientes recorrentes e dos sistemas usados. Se a empresa também vende mercadorias, mantenha esses fluxos separados na análise: este roteiro é voltado à NFS-e de serviços, não à migração de todos os documentos fiscais do negócio.
Cinco verificações para preparar a emissão
1. Defina o responsável e confira o acesso
Escolha quem ficará responsável por emitir e quem poderá dar suporte. Peça que essa pessoa confira os meios de acesso e as permissões exigidos no ambiente oficial aplicável à empresa. Não deixe essa verificação para o momento em que o cliente estiver aguardando a nota. Evite compartilhar senhas pessoais; use os mecanismos de autorização admitidos pelo serviço.
2. Faça as perguntas certas ao fornecedor
Se você usa um sistema de gestão, peça uma resposta por escrito sobre a integração com o Emissor Nacional. “Nosso sistema está atualizado” não esclarece, sozinho, se o fluxo específico da sua empresa foi verificado. Utilize estas perguntas na conversa:
- A emissão das nossas notas de serviço será feita por integração com o Emissor Nacional?
- Qual versão ou configuração será necessária e quem fará o ajuste?
- Como serão conferidos os documentos emitidos e seu envio à contabilidade?
- Como serão tratados erros, cancelamentos e substituições, conforme as regras aplicáveis?
- Qual será o canal de suporte durante a transição?
Quem não utiliza sistema integrado pode avaliar o fluxo pelo emissor web com a contabilidade. A escolha deve considerar volume de notas, atividades e organização interna — não uma promessa genérica de que toda empresa precisa comprar software.
3. Revise uma amostra dos serviços e clientes
Selecione situações reais recorrentes para a conferência: um cliente habitual, um serviço com descrição mais detalhada e uma operação que costume gerar dúvida fiscal. Reúna os dados necessários e peça à contabilidade a validação dos códigos e do tratamento de cada situação. Não copie classificações de outra empresa apenas porque o nome da atividade parece semelhante.
4. Planeje a conferência sem emitir notas fictícias
Combine com o fornecedor como validar o fluxo no ambiente apropriado, quando disponível. Não emita documentos fiscais fictícios em produção para “ver se funciona”. Na operação real, confira os dados da nota autorizada e seu recebimento pela contabilidade. Guarde o registro dos problemas encontrados e de quem ficou responsável por resolvê-los.
5. Organize o histórico e o primeiro fechamento
Antes de alterar a rotina, verifique como continuarão acessíveis as notas antigas e os relatórios necessários ao fechamento. Combine uma conferência entre os documentos emitidos, o controle de faturamento e os arquivos recebidos pela contabilidade. Mudar o emissor não deve tornar invisível uma nota emitida no fluxo anterior.
Não consegue identificar onde está a pendência entre emissão e fechamento? Converse com a Martins sobre a organização fiscal da sua empresa e leve as respostas do fornecedor para a análise.
Um exemplo: a nota saiu, mas não chegou à contabilidade
Imagine uma pequena empresa de manutenção que usa um sistema para emitir notas e outro para organizar seus recebimentos. Durante a preparação, a equipe confirma que consegue emitir no novo fluxo, mas percebe que o arquivo não aparece na pasta compartilhada com o contador.
O problema, nesse exemplo hipotético, não é apenas “conseguir emitir”. É concluir o caminho do documento. A providência prática seria definir como a nota será disponibilizada, quem confirmará o recebimento e como comparar a relação de serviços faturados com os documentos efetivamente registrados. Essa checagem pode ser incluída no primeiro fechamento após a mudança.
Como distribuir a preparação até a mudança
O quadro abaixo é uma sugestão de organização interna, não um calendário de obrigações adicionais nem garantia de prazo de implantação. Ajuste-o à complexidade da empresa.
| Momento sugerido | Entrega a acompanhar |
|---|---|
| Agora | Responsável definido, fluxo atual mapeado e dúvidas enviadas ao fornecedor e à contabilidade. |
| Durante a preparação | Acessos conferidos, amostra de operações revisada e pendências técnicas registradas. |
| Antes da mudança | Equipe orientada, canal de suporte definido e forma de entregar documentos à contabilidade combinada. |
| No primeiro fechamento | Notas, faturamento e arquivos conferidos; divergências identificadas e encaminhadas. |
Dúvidas rápidas do empresário
Posso entender novembro como prazo para qualquer empresa?
Não generalize. A orientação citada aborda ME e EPP optantes pelo Simples que prestam serviços sujeitos à NFS-e. MEI e empresas de outros regimes precisam conferir as regras próprias de seu enquadramento; não use este roteiro como uma dispensa de obrigações já aplicáveis.
Minha nota de serviço hoje sai normalmente. Preciso fazer algo?
Vale organizar a preparação. O funcionamento do processo atual não demonstra que acessos, integração e entrega dos documentos no novo fluxo já foram conferidos. Peça evidências concretas dessas verificações e acompanhe as pendências.
Preciso trocar de sistema ou de contador?
Não conclua isso automaticamente. Primeiro identifique o que falta: configuração, integração, treinamento ou organização fiscal. A decisão deve partir da capacidade de atender às necessidades da empresa e do escopo contratado.
Prepare a emissão com orientação para o seu negócio
Se você ainda não sabe quais verificações priorizar, fale com a Martins antes de chegar à primeira emissão no novo fluxo. Informe seu município, atividade, sistema utilizado e quem emite as notas. Com esse contexto, a equipe poderá conversar sobre a organização fiscal necessária e o atendimento adequado à sua empresa.
Para acompanhar também a rotina de apuração, documentos e fechamento, conheça a contabilidade para empresas do Simples Nacional da Martins.
Informações oficiais conferidas em 13 de setembro de 2026. O roteiro operacional é orientativo e deve ser ajustado à atividade, ao município e às instruções vigentes dos ambientes de emissão.
